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      经营与分包合同管理解决方案

      企业在日常运转过程中,涉及到需要签署合同、收款、付款的事项较多,例如物业公司外包小区设备维修给专业的维修公司负责,需要对外包公司进行考核、签订合同、验收外包公司合同执行情况以及付款等;传统物业公司使用纸质化形式管理合同,对合同的管理不够规范,流转管理成本高,人员为了合同盖章往往会“跑断腿”;且查阅纸质化合同费时费力,无法快速定位存放位置;另外传统合同管理中合同存档信息仅用一个表格记录,档案管理员不能第一时间获得合同的收付款信息。因此,借助专业化软件管理合同势在必行。

       

      为了解决企业在合同管理过程中遇到的难点,极致系统推出了合同管理、签报管理和财务应收应付管理。极致合同管理平台按收付款类型从两大块精细管理企业合同,分别是收款合同管理和付款合同管理,提供的服务涵盖了合同管理全业务流程,包括洽谈、立项审批、签订、执行、收款付款、跟踪合同执行情况、风险管控等,合同永久保存,合同查询、借阅、归档等管理全流程电子化。

       

      还提供了一站式移动审批服务,支持在移动端审批以及查看合同数据。并且与财务系统打通,将验收通过的合同自动传送到财务系统生成应收应付单,财务人员操作应收应付后,系统会自动将收付款信息推送至合同系统指定合同数据下,实现合同收付款数据自动反馈操作。既提高了工作效率又避免了人工干预引发的数据维护错乱的问题,同时还助力企业实现了业务财务一体化。

       

      另外为方便企业管理内部小型无需分期的收付款合同,可通过签报管理进行合同的管理,通过信息录入、签报验收、收付款等操作快捷管理无分期收付款合同。

       

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      一、如何实现智能全业务合同管理流程

       

      极致合同管理平台按收付款类型从两大块精细管理企业合同,分别是付款合同管理和收款合同管理。

       

      1付款合同管理

       

      付款合同管理用来记录物业公司和第三方合作客户签订合同的详细信息以及跟踪合同进度,付款合同管理通过合同立项、付款合同录入、付款合同管理、付款合同周期验收、应付单管理、应付款管理以及付款合同执行情况表等模块,实现对物业的设备维保外包、环境清洁外包等付款合同进行全方面管理。

       

      销售人员通过合同立项发起合同,通过合同执行情况表查看项目验收情况;合同档案管理员通过合同管理来管理合同;工程部门通过合同验收来体现合同的分期执行过程以及过程管理;财务人员通过应付系统操作付款。

       

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      1.1合同立项

      合同立项是发生在合同签订之前的洽谈阶段,合同签订之前企业选择供应商做三方询价,在系统中录入与供应商洽谈的结果并可通过自定义设置的审批流程流转到领导待办那进行审批。

       

      合同立项单据包括合同基本信息、项目基本条件,如工程负责人、负责人电话、开始结束日期、标杆价、预算价格、付款条件以及考核方式等;支持3家供应商信息录入以及附件上传,供应商信息包括供应商名称、核价总价、核价单价以及供方人均服务面积等。合同立项支持流程审批,审批比价结果可在单据中体现,合同相关人员通过查看单据知道最终的比价结果。合同立项审核后,可通过立项表直接生成合同。

       

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      1.2付款合同管理

      合同签订后,极致系统支持在系统中录入付款合同信息,管理付款合同,可查看、新增、修改、审核付款合同以及生成合同周期验收单。合同信息包括合同基本信息(合同编号、合同名称、合同类型等)、招标情况、支出分摊明细、分期付款明细、签约单位信息、预算信息、交付品清单、验收/交付标准以及成本归属等信息。支持以附件的形式上传电子档合同。

       

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      下面介绍极致付款合同提供的亮点服务:

       

      1、支持多种合同类型

      录入合同信息时,可设置合同类型,根据企业自身需求自定义合同类型。合同类型在合同类型查询模块维护,合同类型支持按收付款类型分组,分为付款合同类型和收款合同类型。

       

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      2、通过预算科目控制企业费用成本

      付款合同信息维护页面,极致系统提供了预算信息记录功能,可通过合同类别关联预算科目,选择合同类别后在预算信息页签可记录预算科目年度预算金额、已占用预算和预算余额,对比合同金额和预算金额差值,控制公司的日常支出费用成本。

       

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      3、支持自动计算出合同税额

      在维护付款合同信息时,支持按合同维护税率,系统会根据录入的合同分期含税金额、成本归属含税金额以及税率,自动计算出相应的税额、不含税金额。

       

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      4、固定金额合同业务处理

      企业签署的合同有固定金额合同和预估金额合同,考虑到这两种分类合同维护的需求,极致系统提供了固定金额合同、预估金额合同处理功能。

       

      固定金额合同处理流程

      固定金额合同是指针对当时的图纸、招标文件以及技术资料签订的固定金额合同,当施工过程中发生设计变更,还是可以按照规定予以增减造价。如果没有设计变更,结算=预算(中标价)。在维护付款合同时可标记为“金额完全确定”并录入合同签订金额。

       

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      如在施工过程中发生设计变更,按照合同规定予以增减操作,可在系统合同验收单中录入调整金额。验收通过,调整后的金额会反写到对应的付款合同实付金额下。

       

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      5、预估金额合同业务处理

      预估金额合同是指合同总金额无法确定,只能针对当时的图纸、招标文件以及技术资料给出固定单价,而工程量按实结算,合同总金额=审计工程量*中标单价;比如房屋装修外包,在签订合同时,按图纸设计、装修面积等得出预估合同金额,但是在实际操作中可能会因为图纸调整、装修材料的更换导致合同金额发生增减。企业签订这种合同则需要在合同录入时选择估算合同金额类型,并且可设置合同分期金额为预估类型。

       

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      后续验收过程中,实付金额和合同金额有差异时,可在合同验收单中录入分期调整金额。验收通过,调整后的金额会反写到相应的付款合同的实付金额下。

       

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      6、分期付款合同处理

      极致合同管理系统除了满足一次性付款合同外,还支持分期付款合同业务处理。分期付款合同是指买受人将应付的总价款,在一定期限内分次向出卖家支付的买卖合同。极致合同管理系统支持设置合同周期生成计划、合同分期计划、合同分期验收、分期打款等操作。合同分期计划可设置合同首期付款信息、设置多期付款计划。分期付款内容包括付款金额、税额、付款金额(不含税)、成本项目、每期占比情况、付款条件等信息。

       

      (1)、设置合同周期生成计划

      在合同周期生成计划模块可预先设置合同分期生成计划,预设后在录入合同信息时,选择分期计划后,系统会根据合同的开始结束时间、选择的分期计划、分期金额自动计算出分期日期和分期金额。

       

      合同周期生成计划支持设置分期计划的生成规律,可按固定月数或指定月份设置周期月份;合同分期月份支持按周期开始日期所在月加上一定的月数,也可设置为周期结束日期所在月加上一定的月数;合同分期日期可设置为月末、指定日期或合同开始日后的的几天。生成计划计算规则多变,满足了企业不同收付款周期需求。

       

      如下图周期选择固定月数1,周期月份设置为周期开始日期所在月加上2个月,周期日期设置为周期开始日期后1天。设置好后,在录入合同时,合同开始结束日期是2020-2-1至202-7-23,分期计划选择上文设置的计划后,系统自动计算出分期时间分别是2020-4-2、2020-5-2、2020-6-2和2020-7-2。

       

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      (2)、合同分期验收

      对于分期付款合同可分期验收,在验收合同时,可按合同周期进行验收,维护本期验收结果。本期验收通过后,可按期生成财务应付单,财务人员按期进行打款。

       

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      付款合同如果设置了首期付款信息,合同审核通过后,系统会对接极致系统中的财务模块,自动生成首期应付单,财务人员可在财务模块进行首期付款操作。

       

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      合同分期计划还可用于循环性合同通过分期计划自动生成下一轮的分期, 如租赁合同、保洁合同,开始签订的是框架性协议,框架协议没有变动的前提下合同不必再签订,一年合同执行完成后,通过分期计划又生成下一年的分期。

       

      维护此类合同,在录入合同时合同金额选择估算/无法确定,再选择已设置好的分期计划,录入分期金额,合同保存审核后,可通过生成分期计划生成下一轮的分期计划。此模式同样适用于收款合同,如物业公司出租商铺给客户的收款合同。

       

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      7、支持支出分摊自动结算

      有多组织机构的物业公司,物业总部签订了涉及多个组织架构业务的付款合同,付款合同在执行时,需要多个组织架构分摊费用支出,多个项目的财务人员需要分别操作付款。考虑到这种应用场景,极致合同管理支持按管理区设置支出分摊明细的功能。

       

      首先企业可在【合同账目分摊原则】中定义分摊原则,如可按建筑面积分摊、按作业面积分摊以及按人员/设备数量分摊等。

       

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      再就是在录入付款合同时,在支出分摊明细页签中,可按管理区设置合同账目分摊原则、分摊比例、计数单位、数量、单价、历史价格参考以及本次优惠说明等,每个管理区应付金额等于数量乘以单价。

       

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      设置了支出分摊的合同,合同在验收时,可按管理区设置合同周期验收资金分摊金额,录入实际数量值,通过数量乘以合同固定的单价,得出在周期验收时各个组织机构应付的钱款,验收单审核后,系统按管理区自动生成多条应付单,各个组织机构的财务人员分别处理付款操作,付款成功后,会反写付款数据到对应的合同数据下。

       

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      8、支持成本归属查询

      企业付款合同执行过程中,会出现一些额外的成本,进行成本分摊时,会以不同业务的可直接计入成本,即不需要分摊的成本在企业总的可直接计入成本中所占的比例为标准进行。假如某责任中心通过自己的行动能有效地影响一项成本的数额,那么该中心就要对这项成本负责;比如客户修改需求,增加成本;或者施工方延期导致客户成本增加。出现以上情况,需要界定成本费用责任归属,确定好后,极致合同管理系统支持成本归属的记录以及查询功能。

       

      在付款合同信息录入页面支持记录成本归属详情,记录的内容包括日期、金额(含税)、税率、税额、金额(不含税),通过录入的含税金额和税率系统会自动计算出税额和不含税金额。

       

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      在【付款合同成本归属查询】页面按合同展示了合同成本归属详情,支持导出凭证功能以及撤销导出状态功能。

       

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      9、支持三方合同签署

      对于存在甲乙丙三方的合同协议,极致合同管理提供了签约三方单位信息的维护,维护的信息有单位名称、单位负责人、联系电话,以及可上传廉政协议书、记录廉政书条款是否与集团公布现行版本一致、记录是否提交廉政协议书对方盖章版原件。

       

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      10、支持交付品清单的维护

      交付品清单维护功能是用于记录预计交付日期、支付产品或服务名、交付品价值描述或期望达到的目标,方便企业人员查看到详细的交付性质。

       

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      11、支持维护验收/交付标准

      企业对产品或服务进行验收,需要按照验收标准进行验收,故在合同拟定过程中要明确约定验收的质量标准。极致合同管理支持在合同信息录入时维护验收/交付标准,合同验收时,方便用户对照合同验收标准进行验收。

       

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      12、查询付款合同明细

      企业人员在付款合同管理页面可快速定位到合同记录并查看合同详情以及处理记录。帮助企业整合数据,实现了合同系统化管理,规范了业务流程。

       

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      1.3付款合同周期验收

      对已执行的合同进行验收,合同付款可能存在多期付款,每个期间对供应商合同的履行情况进行验收,在验收单中,系统会自动带出合同金额,根据验收结果,调整付款金额,并且可录入对供应商的评价信息,验收通过后再进行付款。付款合同周期验收单还包含合同基本信息、维护验收记录、合同周期验收相关设备、合同周期验收资金分摊等信息,如付款合同设置多个组织机构分摊,可在合同周期验收资金分摊中录入分摊明细。

       

      合同验收涉及到付款,验收审批需要谨慎及时的处理,审批人未及时处理,可通过工作流以邮件或短信的形式及时通知审批人处理。

       

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      在上文付款合同管理->分期付款合同处理、支持支出分摊自动结算中已说明支持分期验收和按多项目分摊支出费用的功能,极致付款合同周期验收还支持按验收周期给供应商评分功能,系统预设了服务及时率、是否符合质量标准、安全防护、管理制度等涵盖服务质量、现场管理以及材料/设备配置各个评审项目的评分细节。根据每项打分明细,系统自动汇总出总得分。

       

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      合同验收时,还可按合同周期维护验收相关设备故障情况,维修结果和原因等。

       

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      1.4对接财务系统,生成应付单

      企业合同履行过程中会遇到合同执行过程无跟踪记录,无法快速查询合同履行进度及履行反馈记录的情况,为了解决企业在合同管理中遇到的难点,极致将合同管理系统与极致财务系统打通,实现无缝集成,合同系统将审批通过后的付款合同信息传送至财务系统,自动生成应付单,无需人工维护应付单。并且生成的应付单中会备注应付单来源,标明是由某某合同生成。

       

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      1.5自动生成付款单

      由付款合同生成的应付单审核通过并且付款后会自动生成付款单。在付款单管理模块记录了每一笔付款明细,付款单包含了应付单详情、合同单号、应付金额、已付金额、本次付款金额以及供货商收款账号等信息。

       

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      1.6付款合同执行情况跟踪

      财务人员在财务系统审核应付单据并进行付款操作,系统会自动将付款信息推送至合同系统内指定合同数据下。在付款合同执行情况统计报表可监控付款情况,如付款合同对应的期间、产生的应付金额等,从合同立项、合同分期等数据跟踪合同验收情况、每期付款情况等,员工在合同执行情况报表查看合同执行情况,第一时间给领导层反馈合同的执行情况。

       

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      2收款合同管理

       

      收款合同管理通过收款合同、收款合同管理、应收款管理、收款合同执行情况表等模块,实现对物业的楼宇广告、场地出租等经营性收入的合同进行全方面管理。

       

      业务处理导航图

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      收款合同签订后,极致系统支持在系统中录入收款合同信息,管理付款合同,支持查看、新增、修改、审核收款合同操作。合同信息包括合同基本信息(合同编号、合同名称、合同类别等)、招标情况、分期收款明细、签约单位信息、收入归属明细设置、预算信息、交付品清单以及验收/交付标准等信息。并且还支持以附件的形式上传电子档合同。

       

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      和上文付款合同一样,收款合同同样也支持设置不同的合同类型、进行合同分期收款、支持完全确定的金额合同管理、支持估算金额的合同管理、支持预算信息维护、支持三方合同签署、支持自动计算合同税额、支持交付品维护以及验收/交付标准管理功能。

       

      2.1支持多方收入归属自动结算

      有多组织机构的物业公司,物业总部签订了涉及多个组织架构业务的收款合同,收款合同在执行时,每个组织架构都可获得收益,付款方需要给各个组织架构支付钱款。考虑到这种应用场景,极致合同管理支持按管理区设置收入归属明细的功能,将收款金额划分给不同项目。

       

      首先企业可在【合同账目分摊原则】中定义分摊原则,如可按建筑面积分摊、按作业面积分摊以及按人员/设备数量分摊等。

       

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      再就是在录入收款合同时,在收入归属明细页签中,可按管理区设置合同账目归属原则、分摊比例、计数单位、数量、单价、历史价格参考以及本次优惠说明等,每个管理区应收金额等于数量乘以单价。

       

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      设置了收入归属明细的合同,合同在验收时,可按管理区设置合同周期验收资金归属金额,录入实际数量值,通过数量乘以合同固定的单价,得出在周期验收时各个组织机构应收的钱款,验收单审核后,系统自动按管理区生成多条应收单,各个组织机构的财务人员分别处理收款操作,收款成功后,会反写收款数据到对应的合同数据下。

       

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      2.2对接财务系统,生成应收单

      收款合同审批通过后,结合极致系统中的财务系统,自动生成应收单据到财务系统。并且生成的应收单中会备注应收单来源,标明是由某某合同生成。

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      2.3自动生成收款单

      由合同生成的应收单审核通过并且收到钱款后会自动生成收款单。在收款单管理模块记录了每一笔收款明细,收款单包含了应收单详情、合同单号、应收余额、已收金额、本次收款金额以及收款账号等信息。

       

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      2.4收款合同执行情况跟踪

       

      财务人员在财务系统审核应收单据并收到钱款后,系统会自动将收款信息推送至合同系统内指定合同数据下。在管理收款合同执行情况统计表可按合同分期查看到应收金额、已收金额、未收金额记录。从报表数据跟踪合同基本信息,合同验收情况、收款情况等,实时展示分析结果。

       

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      3收付款合同金额变更

       

      有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕之前,由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变,可通过极致合同管理中合同金额变更功能对收付款合同内容进行变更,支持修改原合同未履行的分期计划中的时间、金额、收付款条件等,还可新增、作废收付款合同分期计划。

       

      收款合同或付款合同金额变更单审核通过后,原合同单的合同总金额、合同分期信息会自动同步更新。

       

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      收款合同金额变更、付款合同金额变更情况可分别在【收款合同金额更改单一览表】、【付款合同金额更改单一览表】中查询。支持按单据号、组织机构、更改日期、合同名称等条件进行过滤查询。

       

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      另外有效成立的收付款合同在尚未履行或未履行完毕之前,在合同详情页面,支持新增、修改、删除合同的原分期计划,进行合同金额变更操作。

       

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      4集中管控,分权管理

       

      集团公司组织架构较复杂,在合同管理上遇到的难点较多,如:总部与各子公司业务流程不畅,合同信息难以统计;各个子公司各有一套合同管理系统,成本太高;子公司在同一个平台管理合同又无法做到独立管理,可查看其他兄弟公司的合同信息,容易造成信息泄露。

       

      极致合同管理系统提出了集中管控、分权管理的理念,总部和各个子公司在一套系统上管理合同信息,通过设置系统中用户角色的数据权限和功能权限等,控制总部可查看所有子公司的数据,子公司独立管理子公司合同数据,防止造成数据信息泄露。

       

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      总部查看所有组织架构的数据

       

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      子公司只能查看本公司的数据

       

      5合同预警机制及时止损

       

      企业人员在管理合同期间,采用纸质化管理合同的方式无法时时去跟踪每一份合同的进度、结款、变更等关键节点,过了关键时间点未能及时处理合同验收、收付款等操作,给企业带来经济、名誉上的损失,发生以上情况就亟需一套支持灵活配置预警时间提醒的合同管理系统。

       

      极致合同管理平台提供了可自定义预警时间的预警机制,结合预警功能对合同进度、结款、到期等关键节点设置风险预警,合同相关人员每次登录系统,系统会检测到是否有预警单据,如有预警单据则会弹框提示用户去处理。可有效判断合同是否需要变更、续约或终止,及时止损为公司创造业绩。

       

      如付款合同管理,可设置合同终止时间在一个月内的预警机制。

       

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      6审批流程自定义

       

      极致合同管理系统支持自定义搭建各类审批流程以及业务流程,可根据业务要求,自动匹配对应的审批流以及审批人,还支持按变量设置不同合同金额、合同类型,系统根据条件进行流程走向判断;纸质人工审批无法查看审批痕迹、意见,而极致合同管理审批可记录审批人审批意见信息、审批进度等,有利于跟进合同审批进度。避免审批流程受阻,审批盖章“跑断腿”的现象。

       

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      7移动端协作办公

       

      纸质合同审批过程中经常会遇到各种突发状态,比如领导出差无法及时审批合同,极致合同管理系统支持手机移动端在线审批合同立项、收付款合同、合同验收、收付款单审批等单据,无论何时何地,只要拿出手机即可查看单据详情,审批单据。打造敏捷、高效的移动化办公体验。

       

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      二、如何通过签报实现无分期合同管理

       

      对于公司内部小型无需分期的收付款合同,极致提供签报管理功能进行管理,更加简单高效,并且具有可追溯性。签报管理模块包括签报信息录入,签报验收,签报执行情况分析报表等功能,告别纸质签报,实现集中式签报管理。

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      1签报信息录入管理

       

      签报人在极致系统签报管理模块录入签报的基本信息,选择对应的类别,填写名称、类型、金额、事由、往来单位、日期、成本项目等信息,同时支持上传对应的纸质附件到系统。

       

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      系统提供签报管理一览表查看历史提交的签报和单据审批状态,通过过滤条件可以快速筛选签报数据,方便快捷。

       

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      2签报验收审核自动生成应收应付单

       

      签报审核通过后由工程验收人员对签报内容发起验收登记,对签报的内容进行质量评定,核对签报的金额与实际使用金额是否一致,是否需要调整等信息,验收审核通过生成根据签报信息中的往来单位金额生成应收或应付单,同时支持多往来单位收付款,根据各往来单位的金额生成应收或应付单。

       

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      三、如何进行财务应收业务管理

       

      极致应收管理系统,通过销售结算单、销售费用发票、其他应收单、收款单等单据的录入,对企业的往来账款进行综合管理,及时、准确地提供给客户往来账款余额资料,提供各种分析报表,如应收清单明细表、应收余额表等,通过各种分析报表,帮助您合理地进行资金的调配,提高资金的利用效率。同时系统还提供了各种预警、控制功能,应收款到期,帮助您及时对到期账款进行催收,以防止发生坏账,通过系统信用额度的控制有助于您随时了解客户的信用情况。此外还提供应收票据的跟踪管理,您可以随时对应收票据的收款、冲账、转账等操作进行监控。

       

      业务流程图:

       

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      1应收单管理

       

      应收单是企业采用赊销方式销售商品或通过劳务应向顾客收取的款项所形成的单据。应收单包括通过销售结算和销售费用发票产生的应收清单以及其他应收单产生的应收清单。

       

      本系统对通过销售结算和销售费用发票产生的应收清单以及其他应收单产生的应收清单进行维护,通过应收清单的明细表以及汇总表查询可以清晰的得到各个客户的应收款、已收款、应收余额等情况,通过应收预警明细表对到期账款进行催收,以防止发生坏账,通过账龄分析表可以了解到客户各个时间段的欠款情况。

       

      1.1维护其他应收单

      极致应收系统提供了维护其他应收单功能,用于建立、维护和查看其他应收单(非销售结算和销售费用产生的应收单)。其他应收单是指非销售结算和销售费用发票所产生的应收单。其他应收单有两种来源:手工新增的其他应收单和合同管理产生的其他应收单。其他应收单提交审核成功后,系统会自动产生一条应收清单记录。

       

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      维护的其他应收单可在【其他应收单查询】页面查看,支持按组织机构、部门、业务员、客户、币别、是否审核、应收日期等过滤查找符合条件的单据。

       

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      1.2应收清单明细分析

      应收清单明细表反映已审核过的销售结算、销售费用(应收)和其他应收清单生成的应收清单记录的明细信息和收款汇总信息,信息包含客户名称、应收日期、汇率、应收金额、收到金额、余额以及查询出的应收清单收款合计金额。

       

      应收清单明细表支持按组织机构、部门、业务员、客户、应收日期等过滤查找符合条件的单据。支持双击列表中的明细可以快速联查到源应收单据。

       

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      1.3 应收清单收款明细分析

      应收清单收款明细表反映的是已审核的销售结算、销售费用单(应收)和其他应收清单生成的应收单对应的收款明细信息。根据过滤条件可以按组织机构、部门、业务员、客户以及应收日期范围等查询到符合条件应收清单,应收清单收款明细表中记录了应收单的应收金额、已收金额、应收余额及已收款的明细情况(包括收款单单据号、收款日期和收款金额)。财务人员操作收款单并且收款单审核通过后,数据会自动反写到应收清单收款明细表中,企业财务人员、合同管理员或领导可实时查看到应收单收款情况。

       

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      1.4 应收账龄分析

      应收账龄分析主要是用来对未核销的往来应收账款、其他应收款的应收款余额的时间进行分类,并分析其可回收性。进一步根据账龄长短确定应计提的坏账准备。

       

      应收账龄分析支持按供应商、组织机构、部门或业务员分组统计应收账龄情况,账龄时间长短分组可自定义天数。查询出的应收账龄分析汇总记录中除了展示应收总余额、各个账龄时间分组的应收钱款外,还统计了各个账龄时间分组应收钱款的占比情况。

       

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      1.5 应收预警,提醒收款人及时催缴

      应收预警明细表是可根据用户设定的预警条件进行应收款到期报警,方便用户及时进行催收,以防止发生坏账。预警方案可通过设置应收余额底线、预警期限天数、应收单所属组织机构、部门以及合作客户等组成并集的关系,满足以上条件的应收单被展示在应收预警明细表中,财务人员可以清晰的查看到逾期未收款的应收单明细记录,并及时进行催缴。

       

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      另外除了在应收预警明细表可查询到逾期未收记录,还可设置预警方案,用户每次登录极致系统,系统会自动弹出应收预警提示窗口,展示符合预警条件的记录,用户打开提示窗口即可查看应收明细详情。

       

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      2收款单管理

       

      销售结算和销售费用发票产生的应收清单以及其他应收单,企业财务部收不到钱款后,可在极致收款单管理模块维护收款单据,记录每一笔收款明细,企业收到多笔钱款还可进行批量维护收款单的功能,可快捷录入多张收款单。

       

      2.1 记录收款详情

      在收款单管理模块,提供了新增和维护收款单的服务,用户可根据组织机构、合作客户查询未收的应收款,录入本次收款金额保存审核后,即完成了收款记录操作。

       

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      2.2 支持批量录入收款数据

      在上一小节,是按合作客户录入收款记录,考虑到同时收到多个客户的钱款,需要进行批量录入收款单的需求,极致系统提供了批量收款的功能,支持按组织机构、合作客户录入本次收款金额。

       

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      2.3 收款情况明细分析

      收款情况明细表用于展示收款明细记录,展示的内容包括收款日期、结算方式、收到的总金额、金额明细以及应收情况信息等。

       

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      3预收款管理

       

      购买方在商品尚未收到前按合同或协议约定分期付款,销售方收到预付款再将商品交予购买方,对于这种预收款的销售方式,极致系统提供了预收款服务,收到的预收款在预收款管理模块进行维护查询,收到的预收款系统还提供了多种核销方式,如预收冲应收、应收冲应付、应收转应收、预收冲预付以及预收转预收。

       

      3.1 支持预收款操作

      在预收款单管理页面,支持建立、维护和查看预收款单,财务人员根据实际收到的钱款录入预收款单。记录的信息有合作客户信息、结算方式、支付金额、预收核销金额以及已退预收金额等。

       

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      3.2 支持退还预收款操作

      企业收到合作客户支付的预收款后,由于其他原因需要退还预收款钱款,企业财务人员可在退预收款单管理模块记录本次退款记录,在退预收款单查询页面支持建立、维护和查看预收款单,财务人员根据实际退还的钱款录入退预收款单。退预收款单审核后,企业用户在查询相关钱款报表时,会自动扣除已退的金额,如操作退预收款单后,在查看预收款情况汇总表,已退的预收钱款会统计到退款金额中。

       

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      4预收款支持多种核销场景,核销更灵活

       

      企业收到的预收款后,需要对预收款进行核销操作,考虑到核销的多种场景,如合作客户有双重身份,既是公司的客户又是供应商;或者合作客户之间有企业之间发生的三角债、多角债等经济往来事务。极致系统提供了多种核销方式,满足企业不同核销的需求,极致系统支持预收冲应收、应收冲应付、应收转应收、预收冲预付、预收转预收的核销。

       

      应收核销前需要先设置核销过滤条件。在核销条件窗口中要选定组织机构、客户、币别和核销类型等条件确认后系统自动筛选出符合选择条件的未核销完毕的应收账和回退记录,供用户按实际情况冲销。系统支持单笔应收单据核销和多笔应收单据核销。

       

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      极致系统提供的核销方式有两种:

       

      1、手工核销:手工录入本次核销金额,且本次核销金额不能大于其对应的未核销金额,应收的本次核销合计金额=回冲的本次核销合计金额。

       

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      2、自动核销:系统根据每笔业务的未核销金额自动进行计算本次可核销金额,自动核销分为:自动核销选中行、自动核销所有行。

       

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      4.1 预收冲应收

      在客户有预收账的情况下,录入应收单据后应冲销预收账。即发生销售业务前客户已支付了全部或部分货款,并已记入预收账款,当发生实际销售业务时又生成应收账款,这时可以在往来核销中将收到的预收款直接冲减应收款。

       

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      4.2 应收冲应付

      当某个合作客户与公司的业务关系具有双重身份时,它既是公司的客户又是供应商,可能会发生以下的业务,企业向该单位采购物资产生应付账款,企业又向该单位销售物资产生应收账款,这时可以通过此模块将应收账款与应付账款进行冲转。某些单位既是客户又是供应商,即可能存在对同一个单位有应收账同时又有应付账的情况,此时部分账款不存在收付业务,应付账和应收账可以进行相互冲销实现其核销需要。

       

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      4.3 应收转应收

      当公司与两个客户以上发生销售业务时均会产生应收账款,而其中两个客户(或以上)之间也可能会发生往来业务,因此可以通过此模块将公司应收客户甲的账款,转为向客户乙收取。通常可以用来处理企业之间发生的三角债、多角债等经济往来事务。

       

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      4.4 预收冲预收

      当某个合作客户与公司的业务关系具有双重身份时,它既是公司的客户又是供应商,可能会发生以下的业务,企业向该单位进行预付账款,企业又向该单位进行预收账款,这时可以通过此模块将预收账款与预付账款进行冲转。

       

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      4.5 预收转预收

      当公司与两个客户以上发生销售业务时均会产生预收账款,而其中两个客户(或以上)之间也可能会发生往来业务,因此可以通过此模块将公司预收客户甲的账款,转为向客户乙预收。通常可以用来处理企业之间发生的三角债、多角债等经济往来事务。

       

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      4.6 应收核销日志

      企业财务人员操作应收核销后,在【应收核销日志查询】页面可查看到所有的应收核销记录查询,以及可进行反核销操作,取消之前的核销操作。

       

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      在应收核销日志查询页面,还可快捷查询核销记录生成的凭证。

       

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      5期末结账,锁定应收数据

       

      结账按照自然月为期间,分别对各管理处各种其他应收单、收款单、预收款单、退预收款单进行结账处理,结账前需确认本期的各项业务数据录入完毕并已做审核处理,结账后数据不允许再调整,如需调整可进行反结账操作。为保证数据的准确性以及账期管理,每月需进行数据结账。

       

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      6多维度应收报表分析

       

      应收系统报表是以企业的合作客户为主体,反应企业各个组织架构或整个企业在某一时间段的应收数据的表式报告,极致系统提供的应收报表服务能全面的反映企业应收活动的情况和成果,提供的报表有应收余额表、应收款预测表、应收清单汇总表、收款情况汇总表、预收款情况汇总表、退预收款情况汇总表,可全面的监测应收款情况和实际收款情况。

       

      6.1 应收余额表

       

      应收余额表主要用于统计在选定范围内的各个客户在选定起始会计期间内的应收余额情况,包括期初余额、期间的借方和贷方发生额和期末余额。往来账余额表所涵盖的组织机构、客户范围、币别由用户自由选择, 支持跨会计期查询。

       

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      6.2 应收款预测

      应收款预测是用于按签订的合同验收情况预测某一时间点或某一时间段预计应收的钱款,查询出的内容包括合作客户名称、收款总计、货款、应收款以及预收款等。支持按组织机构、部门、业务员、往来单位、币别或预测日期时间期间过滤符合条件的应收款预测情况。

       

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      6.3 应收清单汇总表

      应收清单汇总表是对其他应收清单的汇总查询,可以查看到各个客户、各个组织机构、部门、业务员的对应的应收总金额、已收总金额、未收总余额。

       

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      6.4 收款情况汇总表

      对收款单进行汇总查询, 可以方便的查看到各个客户、各个组织机构、部门、业务员的收款情况。

       

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      6.5 预收款情况汇总表

      对预收款单进行汇总查询, 可以方便的查看到各个客户、各个组织机构、部门、业务员的预收款单的预收款金额、核销金额、退款金额以及余额的汇总情况。

       

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      6.6 退预收款情况汇总表

      对退预收款单进行汇总查询, 可以方便的查看到各个客户、各个组织机构、部门、业务员的退预收款单的退款金额汇总情况。

       

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      四、如何进行财务应付业务管理

       

      极致应付系统是通过采购结算单,采购费用发票、其他应付单、付款单等单据的录入,对企业的往来账款进行综合管理,及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料,提供各种分析报表,如应付清单明细表、账龄分析表等,通过各种分析报表,帮助您合理地进行资金的调配,提高资金的利用效率。同时系统还提供了各种预警、控制功能,如到期应付款表,帮助您及时支付到期账款,以保证良好的信誉。

       

      业务流程图:

       

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      1应付单管理

       

      应付单是企业采用赊销方式采购商品或劳务而应向供应商支付的款项所形成的单据。应付单包括通过采购结算、采购费用发票和销售费用产生的应付清单以及其他应付单产生的应付清单。

       

      对通过采购结算、销售费用、采购费用产生的应付清单以及其他应付单产生的应付清单进行维护,通过应付清单的明细表以及汇总表查询可以清晰的得到对各个供应商的应付款、已付款、应付余额等情况。

       

      1.1 维护其他应付单

      其他应付单是指非采购结算、非采购费用产生的应付款单和非销售费用产生的应付单。极致系统提供了其他应付单管理模块,用于建立和维护其他应付款单,而销售费用产生的付款单由销售管理中的销售费用发票自动生成为应付款单。

       

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      维护的其他应付单可在【其他应付单查询】页面查看,支持按组织机构、部门、业务员、客户、应付日期等过滤查找符合条件的单据。在其他应付单查询页面,可快捷查询到其他应付单对应的合同单据,以及新增付款单。

       

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      1.2 应付清单明细分析

      应付清单明细表用于查看由审核过的采购结算、销售费用、采购费用和其他应付清单生成的应付清单记录的明细信息,信息包含客户名称、应付日期、汇率、应付金额、已付金额以及查询出的应付清单付款合计金额。

       

      应付清单明细表支持按组织机构、部门、业务员、客户、应付日期等过滤查找符合条件的单据。支持双击列表中的明细可以快速联查到源应付单据。

       

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      1.3 应付账龄分析

      应付账龄分析主要是用来对未核销的往来应付账款、其他应付款的应付款余额的时间进行分类,帮助您及时支付到期账款,以保证良好的信誉。

       

      应付的账龄分析支持按供应商、组织机构、部门或业务员分组统计应付账龄情况,账龄时间长短分组可自定义天数。查询出的应付账龄分析汇总记录中除了展示应付总余额、各个账龄时间分组的应付钱款外,还统计了各个账龄时间分组应付钱款的占比情况。

       

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      1.4 应付清单付款明细分析

      应付清单付款明细表反映的是已审核的通过采购结算、采购费用发票和销售费用产生的应付清单以及其他应付单产生的应付单对应的付款明细信息。根据过滤条件可以按组织机构、部门、业务员、客户以及应付日期范围等查询到符合条件应付清单。

       

      应付清单付款明细表中记录了应付单的总金额、已付金额、余额及已付款的明细情况(包括付款单单据号、付款日期和付款金额)。财务人员操作付款单并且付款单审核通过后,数据会自动反写到应付清单付款明细表中,企业财务人员、合同管理员或领导可实时查看到应付单付款情况。

       

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      1.5 应付预警,预收企业逾期付款

      应付预警明细表是可根据用户设定的预警条件进行应付款到期报警,方便用户及时进行催付,以防止预期未付款的情况出现。预警方案可通过设置应付余额底线、预警期限天数、应付单所属组织机构、部门以及供应商等组成并集的关系,满足以上条件的应付单被展示在应付预警明细表中,财务人员可以清晰的查看到逾期未付款的应付单明细记录,并及时进行付款。

       

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      另外除了在应付预警明细表可查询到逾期未付记录外,还可设置为预警方案,用户每次登录极致系统,系统会自动弹出应付预警提示窗口,展示符合预警条件的记录,用户打开提示窗口即可查看应付明细详情。

       

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      2付款单管理

       

      采购结算、销售费用或采购费用生成的应付单以及其他应付单,企业财务人员付款后,可在付款单管理模块维护付款单据,记录每一笔付款明细,企业需要对同一个往来单位或多个往来单位支付多笔钱款时,还可进行批量付款操作,用户可快捷录入多张付款单。

       

      2.1 记录付款详情

      在付款单管理模块,提供了新增和维护付款单的服务。财务人员付款后,可在付款单模块新增收款单单据,记录付款明细。付款单可设置折扣率、折算科目,付款单生成凭证时可以取付款单设置的结算科目和折扣科目。

       

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      另外在合同管理模块,付款合同验收审批通过后,会自动生成应付单,应付单审核通过并且付款后会自动生成付款单。财务人员在付款单查询页面可根据组织机构、供应商、付款日期等查询出符合条件的付款单记录。

       

      在付款单查询页面,付款单已生成凭证,可通过【凭证】按钮快速查到对应的凭证。还支持设置付款单结算科目和折扣科目功能。

       

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      2.2 支持批量录入付款数据

      在上一小节,是按供应商录入付款记录,考虑到需要同时给多家供应商付款,极致系统提供了批量付款的功能,支持按组织机构、供应商录入本次付款金额。

       

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      2.3 付款情况明细汇总

      付款情况明细表用于展示付款明细记录,展示的内容包括付款日期、结算方式、付款金额、明细金额以及对应的应付清单等。

       

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      3预付款单管理

       

      企业在交易合同签订后,还未收到交易货物之前向供应商支付一定金额的预付款。对于这种预付款的销售方式,极致系统提供了预付款管理服务,支付的预付款在预付款管理模块进行维护查询。支付的预付款系统还提供了多种核销方式,如预付冲应付、应付冲应收、应付转应付、预付冲预收以及预付转预付。

       

      3.1 支持预收款操作

      在预付款单管理页面,支持建立、维护和查看预付款单,财务人员根据实际预付款钱款录入预付款单。记录的信息有供应商、结算方式、支付金额、预付核销金额、已退预付金额以及发票信息等。

       

      在预付款单查询页面,预付款单已生成凭证,可通过【凭证】按钮快速查到对应的凭证。还支持设置付款单结算科目。

       

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      3.2 支持退预付款操作

      企业支付给供应商预付款后,由于其他原因需要退还预付款钱款,企业财务人员可在退预付款单管理模块记录本次退款记录,在退预付款单查询页面支持建立、维护和查看预付款单。退预付款单可设置结算科目,生成凭证时可根据结算金额生成凭证。

       

      财务人员根据实际退还的钱款录入退预付款单。退预付款单审核后,企业用户在查询相关钱款报表时,会自动扣除已退的金额,如操作退预付款单后,在查看预付款情况汇总表,已退的预付钱款会统计到退款金额中。

       

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      4预付款支持多种核销场景,核销更灵活

       

      企业支付应付款后,需要对预付款进行核销操作,考虑到核销的多种场景,如合作客户有双重身份,既是公司的客户又是供应商;或者合作客户之间有企业之间发生的三角债、多角债等经济往来事务。极致系统提供了多种核销方式,满足企业不同核销的需求,极致系统支持预付冲应付、应付冲应收、应付转应付、预付冲预收、预付转预付的核销。

       

      应付核销前需要先设置核销过滤条件。在核销条件窗口中要选定组织机构、客户、币别和核销类型等条件确认后系统自动筛选出符合选择条件的未核销完毕的应付账和回退记录,供用户按实际情况冲销。

       

      系统支持单笔应付单据核销和多笔应付单据核销。对每笔交易记录,在应付核销页面可以直接查询其原始单据和对应的记账凭证。

       

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      极致系统提供的核销方式有两种:

       

      1、手工核销:手工录入本次核销金额,且本次核销金额不能大于其对应的未核销金额,应付的本次核销合计金额=回冲的本次核销合计金额。

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      2、自动核销:系统根据每笔业务的未核销金额自动进行计算本次可核销金额,自动核销分为:自动核销选中行、自动核销所有行。

       

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      4.1 预付冲应付

      当用户在采购业务发生之前向供应商支付货款时,该笔款项记入了预付账款。以后实际发生采购业务时则生成应付账款,用户可以通过往来核销功能用预付款直接冲减应付款。

       

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      4.2 应付冲应收

      当某个往来单位与公司的业务关系具有双重身份时,它既是公司的客户又是供应商,可能会发生以下的业务,企业向该单位采购物资产生应付账款,企业向该单位销售物资产生应收账款,这时可以通过此模块将应收账款与应付账款进行冲转。

       

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      4.3 应付转应付

      当公司与两个供应商(或以上)发生采购业务时均会产生应付账款,而其中两个供应商(或以上)之间也可能会发生往来业务,因此可以通过此模块将公司应付供应商甲的账款,转为向供应商乙支付。通常可以用来处理企业之间发生的三角债、多角债等经济往来事务。

       

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      4.4 预付冲预收

      当某个往来单位与公司的业务关系具有双重身份时,即它既是公司的客户又是供应商,可能会发生以下的业务,企业向该单位进行预付账款,企业又向该单位进行预收账款,这时可以通过此模块将预付账款与预收账款进行冲转。

       

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      4.5 预付转预付

      当公司与两个客户以上发生销售业务时均会产生预付账款,而其中两个客户(或以上)之间也可能会发生往来业务,因此可以通过此模块将公司预付客户甲的账款,转为向客户乙预付。通常可以用来处理企业之间发生的三角债、多角债等经济往来事务。

       

      进行【预付转预付】核销操作,选择好转销供应商以及填入转销金额,核销操作成功后,会对转销供应商产生一条预付款记录,该预付款查询记录的单据来源为预付转预付。

       

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      4.6 应付核销日志

      企业财务人员操作应付核销后,在【应付核销日志查询】页面可查看到所有的应付核销记录查询,以及可进行反核销操作,取消之前的核销操作。

       

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      在应收核销日志查询页面,还可快捷查询核销记录生成的凭证。

       

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      5期末结账,锁定应付数据

       

      结账按照自然月为期间,分别对各管理处各种其他应付单、付款单、预付款单、退预付款单进行结账处理,结账前需确认本期的各项业务数据录入完毕并已做审核处理,结账后数据不允许再调整,如需调整可进行反结账操作。为保证数据的准确性以及账期管理,每月需进行数据结账。

       

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      6应付报表分析

       

      应付系统报表是以供应商为主体,反应企业各个组织架构或整个企业在某一时间段的应付数据的表式报告,极致系统提供的应付报表服务能全面的反映企业应付活动的情况和成果,提供的报表有应付余额表、应付款预测表、应付清单汇总表、付款情况汇总表、预付款情况汇总表、退预付款情况汇总表,可全面的监测应付款情况和实际付款情况。

       

      6.1 应付余额表

      应付余额表主要用于统计在选定范围内的各个供应商在选定起始会计期间内的应付余额情况,包括期初余额、期间的借方和贷方发生额和期末余额。

       

      应付余额表所涵盖的组织机构、供应商范围、币别由用户自由选择, 支持跨会计期查询。在过滤条件选择需要查询的范围后搜索出符合条件的各个供应商应付余额情况。

       

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      6.2 应付款预测

       

      应付款预测是用于按签订的合同验付情况预测某一时间点或某一时间段预计应付的钱款,查询出的内容包括供应商名称、付款总计、货款、应付款以及预付款等。支持按组织机构、部门、业务员、往来单位、币别或预测日期时间期间过滤符合条件的应付款预测情况。

       

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      6.3 应付清单汇总表

      应付清单汇总表是对其他应付清单的汇总查询,可以方便的查看到各个供应商、各个组织机构、部门、业务员的对应的应付金额、已付金额、未付余额的汇总情况。

       

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      6.4 付款情况汇总表

      对付款单进行汇总查询, 可以方便的查看到各个供应商、各个组织机构、部门、业务员已付款金额。

       

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      6.5 预付款情况汇总表

      对预付款单进行汇总查询, 可以方便的查看到各个供应商、各个组织机构、部门、业务员的预付款单的预付款金额、核销金额、退款金额以及余额等汇总情况。

       

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      6.6 退预付款情况汇总表

      对退预付款单进行汇总查询, 可以方便的查看到各个供应商、各个组织机构、部门、业务员的退预付款单的退款金额情况。

       

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      创建时间:2020-07-31 18:00
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